Hvert kjøp i et privat selskap starter på samme måte: de samme kravene skrives ned på nytt, den samme avgjørelsen om hvordan man sammenligner tilbudene, og tre forslag holdt side om side i et regneark.
Flyten for private anskaffelser i SourceMagnet er bygget om rundt nettopp dette, og den kommer med plattformoppgraderingen helgen 4. til 6. september. Du setter sammen anskaffelsen av de delene du trenger, henter inn krav du allerede har skrevet, og gir poeng til hvert tilbud i én tabell som gjør vektingen for deg.
Si hva anskaffelsen ber om
Det første trinnet i en ny anskaffelse stiller et enkelt spørsmål – hva skal anskaffelsen be om?, hva spør denne anskaffelsen om. Tre brytere svarer på det.
Produkter ber leverandører om å prise en liste over varelinjer, når du vet nøyaktig hva du kjøper og ønsker å sammenligne linje for linje.
Minstekrav er tingene en leverandør må svare på for å i det hele tatt kunne delta.
Evalueringskrav lar deg score tilbud mot vektede kriterier snarere enn bare på pris.
Slå bare på det som dette bestemte kjøpet trenger, så omorganiserer veiviseren seg for å matche, legge til eller fjerne trinn. En rask forespørsel om tilbud forblir kort. En rammeavtale med kvalitetskriterier og en priset produktliste blir de åtte fulle trinnene. Du kan ombestemme deg så lenge anskaffelsen er et utkast.
Setter sammen anskaffelsen fra tre brytere
To typer krav, holdt fra hverandre
Det er skillet verktøyet nå håndhever som avgjør om en evaluering holder mål.
Du svarer på minstekrav med et ja eller et nei – leverandøren har enten ansvarsforsikring på ti millioner kroner eller ikke. Noen tar også en kommentar, der du vil at leverandøren skal forklare. Hvis et krav ikke oppfylles, fortsetter ikke tilbudet.
Et evalueringskrav gis poeng. Det har en vekt, og det kan deles inn i delkrav når et enkelt kriterium er for grovt til å gi en rettferdig poengsum – «kvalitet på tjenesteleveransen» delt inn i bemanningsplan, kvalitetssikring og kompetansen til nøkkelpersonell.
Å holde de to fra hverandre hindrer det vanligste rotet når man sammenligner tilbud: en bestått/ikke bestått-betingelse som i stillhet får poeng, eller en ekte avveining som behandles som en port.
Et kravbibliotek du skriver én gang
Kravene ligger nå på sine egne plasser, under Bibliotek → Kravbibliotek , delt inn i tre faner med en telling på hver: Minstekrav , Evalueringskrav og Underkrav .
Dine krav er de som organisasjonen din har skrevet. De eies av deg og er kun synlige i organisasjonen din.
SourceMagnet-standarden er et delt sett som følger med plattformen, og er der for å starte når du ikke vil skrive et krav fra bunnen av.
Hent dem inn i en anskaffelse i stedet for å skrive dem inn på nytt, så holder ordlyden seg konsistent på tvers av alt du kjøper. Den konsistensen er verdt mer enn tiden du sparer: når det samme kravet er formulert likt hver gang, blir leverandørsvarene sammenlignbare på tvers av anskaffelser, ikke bare innenfor én.
Kravbiblioteket
Maler for hele oppsettet
Kravbiblioteket gir deg ett krav om gangen. En mal gir deg hele oppsettet på én gang – krav, kriterier og innstillinger samlet.
Maler ligger under Bibliotek → Maler , og hver enkelt angir hva den inneholder før du åpner den: kontraktstypen den er for, og dens sammensetning, for eksempel 3 minstekrav · 3 evalueringskrav , eller 1 minstekrav · Laveste pris .
Bygg en fra bunnen av med Ny mal , eller, mer nyttig, ta en som fungerte og behold den med Lagre som mal . Neste gang drar du inn hele settet med Bruk mal og justerer bare det som er spesifikt for dette kjøpet.
To detaljer som er verdt å vite: bare administratorer kan redigere maler, så et standardoppsett endres ikke; og redigering av en mal går ikke tilbake til anskaffelser som allerede er opprettet fra den.
Maler inneholder hele oppsettet
Poengsum som teller
Velg hvordan tilbud bedømmes — Laveste pris , eller Beste forhold mellom pris eller kostnad og kvalitet — og evalueringen blir en enkelt tabell: kriterier nedover i radene, leverandører på tvers av kolonnene.
Vektingen er gjort for deg. Hvert kriterium viser både sin egen vekt ( vekt ) og sin effektive vekt ( eff. vekt ), så når kvalitet teller 35 prosent og bemanningsplanen er 40 prosent av kvaliteten, sier tabellen tydelig at bemanningsplanen er verdt 14 prosent av hele avgjørelsen. Ingen trenger å finne ut selv hva et delkriterium egentlig er verdt.
Prisen beregnes, ikke scores. Prisraden er merket AUTO og kommer direkte fra tilbud du mottar. Hvis du ba om en produktliste, er totalen summen av de prisede linjene.
Hver poengsum kan ha sin egen begrunnelse. Hver celle har en kommentar ved siden av tallet, som er det du vil ha tre måneder senere når en leverandør spør hvorfor de ikke vant.
En teller sporer hvor mange poengsummer som er registrert, og Fullfør evaluering låser dem når tabellen er full. Total vektet-poengsum per leverandør står nederst.
Én vektet tabell for hvert tilbud
Tildeling, deretter kontrakt
Bekreft at vinneren og tildelingssiden inneholder resultatet sammen: den tildelte leverandøren, den avtalte anskaffelsesverdien og en intern merknad om hvorfor.
Brev utarbeides per leverandør – Tildelingsbrev til vinner og Avslagsbrev – og alle må godkjennes før noe sendes ut. Send til alle leverandører leverer dem deretter samtidig, slik at ingen hører resultatet i forveien.
Derfra oppretter Gå til kontrakt kontrakten med detaljene fra anskaffelsen allerede utfylt, og avtalen fortsetter under Kontrakter , hvor tidsfrister og fornyelser spores.
Skjermbildene her viser det norske grensesnittet. SourceMagnet kjører på norsk eller engelsk, og hver bruker velger sin egen fra menyen.
Den nye flyten for private anskaffelser når alle SourceMagnet-kunder mandag 7. september, uten ekstra kostnad. Hjelpesenteret vårt dekker hvert steg i detalj, og vi er i chatten hvis du heller vil spørre.
